Дії в разі втрати первинки

Однак в умовах війни бізнес може стикатися із ситуаціями, коли такі документи або доступ до них втрачаються через обстріли, руйнування приміщень чи окупацію територій. І це безпосередньо впливає на можливість підтвердити відповідні операції та показники обліку, звітності в разі здійснення податковими органами заходів контролю, насамперед — перевірок.

Що робити платнику податків у цьому випадку?

Податкове законодавство передбачає такі варіанти:

1) спеціальні воєнні правила на випадок неможливості надати для підтвердження даних у податковій звітності первинні документи з огляду на їх недоступність, втрату;

2) загальні правила, що передбачають необхідність відновлення документів протягом встановленого строку.

Особливі правила
воєнного стану
щодо втрати документів

Насамперед слід зазначити, що використання цих спеціальних норм можливе за дотримання таких умов:

Платник податків провадив свою діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях.

Як зазначають суди, саме географічний чинник у поєднанні з Переліком територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, є ключовим у застосуванні спеціальних правил, адже ризику руйнації (в цьому випадку — знищення первинних документів) сьогодні зазнає вся територія України (постанова Третього апеляційного адміністративного суду від 16 жовтня 2025 року в справі № 160/34462/24). Такий перелік затверджується у встановленому законом порядку й періодично оновлюється. Наразі чинним є перелік, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28 лютого 2025 року № 376.

Водночас зареєстрована податкова адреса платника податків не є тут визначальною обставиною (постанова Третього апеляційного адміністративного суду від 13 серпня 2025 року в справі № 160/28353/24). Адже платник податків має документально підтвердити, що він провадив господарську діяльність або зберігав первинні документи за відповідною адресою на території ведення бойових дій чи на тимчасово окупованих територіях. Серед підтверджень таких обставин, наприклад, можуть бути:

— договори про надання послуг зі зберігання документів спеціалізованою компанією, документи щодо права власності на приміщення або договори оренди;

— накази про визначення місця трудової діяльності працівників, бухгалтерської служби, накази на призначення або відрядження відповідальних осіб для ведення бухгалтерської діяльності поза межами юридичної адреси компанії;

— положення про облікову політику, накази, розпорядження компанії, які визначають місце зберігання первинних документів (постанова Верховного Суду від 17 грудня 2024 року в справі № 320/10611/22, постанова Верховного Суду від 21 серпня 2025 року в справі № 160/12774/24, постанова Третього апеляційного адміністративного суду від 19 червня 2025 року в справі № 160/400/25, постанова Шостого апеляційного адміністративного суду від 13 жовтня 2025 року в справі № 320/34653/23, постанова Шостого апеляційного адміністративного суду від 12 жовтня 2023 року в справі № 320/4257/23).

Платник податків не може надати первинні документи у зв’язку з визначеними обставинами.

Ідеться про втрату (знищення, зіпсуття) або перебування їх на територіях бойових дій, тимчасово окупованих територіях, якщо такі документи неможливо вивезти або вивезення небезпечне (є ризики для життя, здоров’я платника податків, фізичних осіб, наявні встановлені органами влади адміністративні перешкоди).

Якщо ситуація платника податків відповідає зазначеним умовам, до податкового органу подається повідомлення в довільній формі.

Законодавство не встановлює строку, протягом якого таке повідомлення потрібно подати. Однак передбачено, що воно має бути підписане керівником компанії та головним бухгалтером і містити таку інформацію:

— обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;

— податкові (звітні) періоди, яких стосуються втрачені документи;

— загальний перелік первинних документів (за можливості із зазначенням їхніх реквізитів).

Для підтвердження обставин втрати первинних документів доцільно додавати відповідні матеріали, зокрема, витяги з Єдиного реєстру досудових розслідувань, акти про пожежу, обстеження зруйнованих приміщень, пошкодження документації, інвентаризацію документації, відомості з публічних джерел тощо (постанова Шостого апеляційного адміністративного суду від 8 вересня 2025 року в справі № 320/34149/24).

Водночас, як свідчить судова практика, якщо місцем ведення господарської діяльності / зберігання документів були території активних бойових дій або тимчасово окуповані території, то очевидним є те, що вивезення документації компанії пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я її працівників або інших відповідальних осіб. Також суд зазначає, що спеціальні правила не вимагають попереднього звернення платника податків до правоохоронних органів щодо знищення первинних документів, а також надання актів Державної служби України з надзвичайних ситуацій, які би підтверджували суттєве руйнування будівель (постанова Першого апеляційного адміністративного суду від 16 жовтня 2025 року в справі № 200/2389/25). Хоча, на нашу думку, для підтвердження фактів руйнування/втрати все ж таки варто звертатися до цих органів, якщо є така змога.

Головним результатом подання належного повідомлення для платника податків є запровадження мораторію на проведення документальних перевірок щодо вказаних у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Законодавство не вимагає ухвалення окремого рішення на користь платника податків щодо застосування мораторію. Хоча на практиці компанії в деяких випадках отримують відповіді податкового органу з приводу відсутності зауважень до обставин, викладених у повідомленні, та підтвердження застосування особливих воєнних правил щодо втрачених документів.

Водночас слід враховувати, що податковий орган, отримавши повідомлення, має право відмовити в застосуванні таких правил, ухваливши відповідне рішення. Воно має містити докази й підставу для відмови та бути виданим не пізніше ніж за місяць із дати отримання повідомлення від платника податків.

Як і інші рішення податкових органів, це рішення може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку. І до ухвалення остаточного рішення в справі податковий орган не може ставити під сумнів показники податкової звітності, а також ініціювати проведення перевірки платника податків щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у повідомленні.

Однак, як свідчить практика, якщо компанія не отримала рішення про відмову, це ще не означає, що подане повідомлення було враховано, адже податкові органи не завжди дотримуються наведеної вище процедури.

Також вони можуть спробувати ініціювати проведення документальної перевірки після подання платником податків повідомлення, але до ухвалення остаточного рішення в справі щодо оскарження рішень про відмову в застосуванні спеціальних правил або до закінчення граничного строку для адміністративного чи судового оскарження таких рішень.

Загальні правила

Якщо втрачено або пошкоджено первинні документи, однак ці обставини не пов’язані з веденням діяльності на територіях активних бойових дій чи окупованих територіях, доцільно звернутися до загальних норм податкового законодавства, які існували й до воєнного стану.

Вони передбачають обов’язок платника податків:

— протягом 5 днів із дня втрати, пошкодження документів письмово повідомити про це податковий орган із наданням доказів на підтвердження зазначених подій;

— відновити втрачені документи протягом 90 днів після надходження повідомлення до податкового органу.

У такому разі проведення податкових перевірок (окрім перевірок щодо бюджетного відшкодування ПДВ) переноситься до дати відновлення й надання документів, але щонайбільше на 120 днів.

Якщо ж документи не будуть відновлені, то вважатиметься, що вони були відсутні в платника податків на час складення звітності або виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства.

Отже, ця процедура, крім своєчасного інформування податкового органу про ситуацію з документами, вимагає також обов’язкове їх відновлення протягом встановлених строків. Інакше з’являються ризики податкових донарахувань і штрафів.

На практиці в умовах воєнного стану бізнеси стикаються зі складнощами під час відновлення документів у межах наведеної процедури. Але якщо відсутні підстави для застосування особливих воєнних норм, рекомендовано не нехтувати загальними правилами й докласти зусиль для максимального їх дотримання.

Підсумовуючи

Втрата первинних документів є серйозним викликом для бізнесу. В умовах війни така ситуація стала поширеним явищем і потребує зваженого й послідовного підходу.